Préparer son Assemblée Générale

Première partie : la partie technique

Ce que dit la loi

Assemblée générale
La loi du 1er juillet 1901 n’impose pas la tenue d’une assemblée générale ordinaire. 

La seule assemblée générale obligatoire concerne l’article 9, lorsqu’il y a dissolution de l’association, afin de répartir les biens de l’association.

En effet,  ce sont les statuts indiquent les obligations des administrateurs en ce qui concerne les modalités de l’assemblée générale. 

Toutefois, certaines catégories d’associations sont tenues d’effectuer une assemblée générale, telle que l ‘association reconnue d’utilité publique, l’association cultuelle, ou encore l’association agréée par les ministères ou affiliées à des fédérations sportives. 

A quoi ça sert ? 

L’assemblée générale permet aux dirigeants de l’association de rendre des comptes auprès des adhérents, concernant la gestion de l’association. C’est un outil qui permet un fonctionnement démocratique, et instaure une certaine transparence concernant la gestion de l’association. 

Par ailleurs, les statuts fixent les modalités de mise en place de l’assemblée générale : fréquence, élection des administrateurs et du bureau, modalités de vote, adhésion des adhérents, intégration du conseil d’administration…

C’est pourquoi il est essentiel de rédiger des statuts associatifs de qualité ( pour plus d’information, référez-vous à l’article dédié à ce sujet))

Comment effectuer une convocation à une Assemblée Générale ? 

L’assemblée générale est classiquement convoquée par le conseil d’administration, le bureau ou le président de l’association, comme stipulé sur les statuts. 

Aussi, le courrier de convocation peut être envoyé par un membre de l’association ( secrétaire au bureau ou salarié) sur demande du Président. 

Le choix de la date est libre. Les statuts stipulent s’il y a un délai à respecter entre le jour de la convocation et la date de l’assemblée générale. En effet, certaines associations souhaitent transmettre des documents à lire avant la tenu de l’assemblée, afin d’optimiser le temps ( notamment en ce qui concerne le rapport d’activités, qui peut être long à lire). 

Dans cette convocation doivent être précisé la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour. 

Ce dernier doit être précis, car seuls les points évoqués dans cet ordre du jour pourront être débattus. En outre, seule la fin des échanges et votes concernant l’ordre du jour permettront de  clore l’assemblée générale

Toutes les questions prévues dans l’ordre du jour sont impérativement traitées lors de l’assemblée générale sous peine d’annulation de cette dernière. Il faudrait alors convoquer à nouveau les adhérents pour une nouvelle assemblée. 

Attention : Sur les convocations, est souvent noté la mention «  questions diverses ». Ces dernières doivent aborder uniquement des sujets mineurs, sans conséquences sur la gestion/les activités de l’association. 

Les décisions prises sur une question ne figurant pas dans l’ordre du jour peuvent être annulées devant la cour.

Exceptions : 

Les associations cultuelles et les associations ayant un commissaire aux comptes doivent respecter l’article 44 du décret du 16 mars 1906 qui prévoit que les comptes financiers soient dressé avant l’expiration du premier semestre de l’année qui suivra, soit le 30 juin de chaque année maximum.

Il est recommandé de procéder à une convocation adaptée afin que tous les membres concernés soient informés de la tenue de cette Assemblée Générale, et ne puissent pas en demander l’annulation auprès des tribunaux. 

En cas de demande de documents par un membre il est recommandé de les fournir par soucis de transparence. Toutefois les frais engagés par cette demande peuvent être réclamés auprès de ce membre ( frais d’envoi, impression…)

Le délai de convocation doit permettre aux membres de prendre leurs dispositions afin d’assister à l’assemblée générale et d’étudier les points mis à l’ordre du jour. 

Un délai de deux semaines en généralement proposé.

Résumons : 

La convocation à l’assemblée générale doit comporter : 

  • L’organe ayant pris l’initiative de la convocation
  • La date, l’heure de l’Assemblée Générale
  • L’ordre du jour

S’il existe des modification des statuts, celles-ci doivent être précisées sur le courrier de convocation ou ajoutés en documents joints. 

Il est possible d’ajouter les documents nécessitant une réflexion préalable à cette Assemblée. 

Elle peut être : 

  • Individuelle ( lettre simple ou recommandée)
  • Collective ( affichage)

Un délai entre la convocation et la date de l’Assemblée doit être observé. 

 A quoi sert une Assemblée Générale ? 

L’assemblée générale est compétente sur les questions concernant : 

  • L’approbation du rapport moral, du rapport d’activités, et du rapport financier. Par l’approbation  de ces rapports, l’assemblée générale reconnaît que les administrateurs de sont acquittés de leurs missions au sein de l’association et les déchargent de toutes responsabilités vis à vis des adhérents. ( toutefois, cela ne mes déchargent pas du caractère potentiellement délictueux des éventuelles fautes commises). 
  • Élire et renouveler les membres du conseil d’administration
  • Voter le budget de l’exercice à venir
  • Décider des  actes concernant le patrimoine de l’association
  • Décider des modifications statutaires
  • D’engager une action judiciaire
  • D’exclure, de nommer, ou de révoquer un dirigeant

Quelles sont les conditions de vote ? 

Les statuts décident si les votes peuvent être mandatés, ou effectués par correspondance.

En cas de non précision par les statuts, le vote par procuration est possible de droit.

Chaque membre dispose généralement d’une voix. Toutefois, sans mention de cette information dans les statuts, chaque membre peut disposer d’un nombre de mandat illimité. C’est aussi le cas concernant les peuvent personnes ayant mandat de représentation, dont le nombre est illimité sauf précisions statutaires

C’est pourquoi les statuts revêtent un caractère essentiel dans la vie d’une association. 

De même, les statuts fixent le mode du scrutin à

  • main levée, 
  • bulletin secret, 
  • la majorité absolue ou simple.

Cliquez ici pour obtenir un modèle de procuration pour un vote à l’AG

Spécificité du vote par correspondance

Comment rédiger le procès verbal de l’Assemblée Générale ?  

Comme pour la plupart des modalités liées à la gestion de l’association, le procès verbal de l’Assemblée Générale est fixé par les statuts

Un procès verbal est rédigé suite à l’assemblée générale, par le secrétaire au bureau ou tout autre administrateur désigné par le conseil d’administration. 

Il est signé par le président et obligatoirement par un autre membre du bureau. 

Il relate les différentes étapes de l’Assemblée : 

  • Liste des membres présents
  • Liste des membres votants
  • Déroulement de l’ordre du jour point par point avec approbation/non approbation précisant le nombre de votants à chaque fois ( par exemple, le rapport d’activités est adopté à l’unanimité, ou est adopté à la majorité simple soit 40 votants pour et 3 votants contre etc…)

Le procès verbal prouve que les résolutions ont été adoptées en respectant les modalités statutaires. Ce procès verbal permet par ailleurs de démontrer le fonctionnement normal de l’association

Quelles sont les exigences concernant le procès verbal ? 

Le procès verbal ne doit contenir ni blancs, ni ratures. Il doit être rédigé sur des feuillets numérotés. 

Il doit contenir : 

  • Le nom de l’association,
  • Le lieu et la date de l’assemblée générale
  • Le rappel de l’ordre du jour
  • Les résolutions adoptées

Il doit être daté et signé par le Président et au moins un autre administrateur ( communément le secrétaire)

La liste des participants à l’assemblée générale y sera jointe.

A venir : Préparer ses rapports pour l’approbation de l’assemblée Générale

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